Nützliche Tools für unsere Kunden – Teil 2

veröffentlicht in Communication am 5. Jun. 2015 Tags: , , ,

Um unseren Supportprozess weiter zu verbessern, möchten wir einige nützliche Tools zur Fehlerbeschreibung und Prozessvisualisierung vorstellen. Der zweite Teil stellt zwei Tools zur Prozessvisualisierung vor.

draw.io

Draw.io ist ein kostenloses Online-Zeichenprogramm zum Erstellen von Diagrammen und Flowcharts. So lassen sich unter anderem UML-, Entity-Relation-, BPMN-Diagramme und MindMaps erstellen. Draw.io läuft in jedem Browser, da es auf mxGraph basiert. mxGraph ist die einzige Bibliothek, die in jedem Browser ohne Plugins funktioniert.

Wie funktioniert draw.io?

Um ein Diagramm zu zeichnen, öffnen Sie zuerst die Webseite www.draw.io.

Nun müssen Sie einige Entscheidungen treffen:

  1. Wo soll ihr Dokument gespeichert werden?  Google Drive, OneDrive, Dropbox, Browser oder Gerät.
  2. Wollen Sie ein neues Diagramm erstellen oder ein vorhandenes öffnen?
  3. Welchen Dateinamen soll das Diagramm bekommen?
  4. Wollen Sie ein leeres Diagramm „Arbeitsblatt“ öffnen oder aus einer Vielzahl von Vorlagen wählen?

drawio-1drawio-2 drawio-3

Haben Sie alle Entscheidungen getroffen, können Sie mit der Erstellung des Diagramms beginnen. Die Bedienung ist sehr einfach und funktioniert per Drag & Drop.

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Auf der linken Seite stehen Ihnen die verschiedenen Symbole/Shapes zur Verfügung. Sie können eigene Shapes erstellen und noch weitere hinzufügen. So können Sie ihre draw.io Arbeitsumgebung individuell anpassen.

Haben Sie ihr Diagramm erstellt, können Sie es speichern und auch herunterladen. Sie haben unter anderem die Auswahl zwischen verschiedenen Grafikformaten, PDF und XML-Formaten.

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Eine kleine Anleitung für das Zeichnen von BPMN-Modellen stellen wir Ihnen hier zur Verfügung.

Fazit: Draw.io ist ein sehr gutes Programm zum Erstellen von Diagrammen. Es verfügt über eine große Anzahl an Vorlagen, Funktionen und Shapes. Draw.io ist plattformunabhängig und jederzeit überall einsetzbar.

yEd Graph Editor

yEd ist ein auf Java basierendes Zeichenprogramm zum Erstellen von Diagrammen. So lassen sich zum Beispiel UML-, Entity-Relation-, Fluss- und BPMN-Diagramme sowie Netzwerkpläne erstellen. Die kostenlose Vollversion kann für jedes Betriebssystem hier heruntergeladen werden.

Nach der Installation von yEd können Sie mit der Erstellung eines Diagramms beginnen. Die Bedienung unterscheidet sich nicht von draw.io, denn auch hier fügen Sie alles per Drag & Drop ein.

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yEd speichert die Dokumente in die Formate: GraphML, Compressed GraphML, YGF, GML, GML/XML und TGF. Exportieren können Sie ihr Dokument in die Formate: BMP, EMF, EPS,GIF, HTML Flash Viewer, HTML ImageMap, JPG, PDF, PNG, SVG, SVGZ und SWF.

Eine Stärke von yEd ist die Möglichkeit eines automatischen Layouts. Diese vier Screenshots zeigen wie ein automatisches Layout erzeugt werden kann. Ursprünglich wurde ein hierarchisches Layout verwendet, dass dann in ein BPMN Layout umgewandelt wurde. Dazu müssen Sie nur auf den Reiter „Layout“ klicken und BPMN Layout auswählen. Es öffnet sich ein Fenster, welches Ihnen ermöglicht weitere Angaben zu tätigen. Danach klicken Sie einfach auf den Button „Ok“ und schon wird ihr Diagramm im BPMN Layout angezeigt.

yed1-3 yed1-11  yed1-7yed1-8

Einige Möglichkeiten von yEd zeigen die folgenden Screenshots (alle erzeugt mit HotShots):

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Fazit: yEd ist ein sehr gutes Programm zum Erstellen von Diagrammen. Die automatische Layout Funktion ist ein gutes Feature.

 

Haben Sie Fragen oder Anregungen, dann treten Sie mit uns in Kontakt. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (0)4105 5615699 oder per E-Mail an info@initos.com.

Über Kathleen Friedrichs

Frau Friedrichs studierte Geschichte und Biologie für das Lehramt an Sekundarschulen. Seit 15 Jahren verwendet sie ausschließlich Linux und ist eine begeisterte Anhängerin von Open Source. Sie verfügt über Sprachkenntnisse in Polnisch, Russisch und Englisch.

Nützliche Tools für unsere Kunden – Teil 1

veröffentlicht in Communication am 18. Mai. 2015 Tags: , , , ,

Um unseren Supportprozess weiter zu verbessern, möchten wir einige nützliche Tools zur Fehlerbeschreibung und Prozessvisualisierung vorstellen. Der erste Teil beschäftigt sich mit der Erstellung und Bearbeitung von Screenshots.

Tools zur Erstellung und Bearbeitung von Screenshots

Ein Screenshot lässt sich schnell erstellen. Doch gerade zur Problem- und Fehlerbeschreibung ist es von Vorteil, wenn diesem Screenshot schnell Anmerkungen und Hervorhebungen hinzugefügt werden können, ohne dafür ein extra Bildbearbeitungsprogramm bemühen zu müssen. In diesem Teil des Beitrages stellen wir einige Tools für die gängigen Betriebssysteme vor.

HotShots

HotShots ist ein Programm zur Erstellung und Bearbeitung von Screenshots. Es bietet die Möglichkeit den kompletten Desktop, ein einzelnes Programmfenster oder einen bestimmten Ausschnitt zu „fotografieren“. Im Anschluss daran kann das Bildschirmfoto bearbeitet werden.

HotShots können Sie hier für ihr Betriebssystem herunterladen und installieren.

Das Programm bietet unter anderem folgende Funktionen:

  • verschiedene Bearbeitungswerkzeuge (Textwerkzeug, Textmarker, Lupe, Einkreisen, Pfeile, geometrische Formen usw.)
  • Bildeffekte (Verpixeln, verschiedene Bildränder, Schattenwurf usw.)
  • automatische Nummerierungen
  • Import oder Export via Zwischenablage
  • Export in viele Grafikformate
  • automatisches Hochladen auf ein FTP-Konto oder einen Bildhoster wie z.B. FreeImageHosting.net und Imgur.com

 

Doch wie funktioniert nun HotShots? Sie können das Programm starten, um einen Screenshot aufzunehmen oder um einen früheren Screenshot zu bearbeiten. Möchten Sie einen Screenshot erstellen, dann können Sie vorher festlegen, ob Sie den kompletten Desktop, ein einzelnes Programmfenster, einen bestimmten Bereich des Desktops oder einen beliebigen Bereich per Freihandauswahl aufnehmen möchten. Des Weiteren bestimmen Sie einen Ausgabepfad, eine Verzögerung und was nach der Aufnahme mit dem Screenshot passieren soll.

hotshot

 

Wie können Sie nun den Screenshot bearbeiten? Zum einen öffnet sich das Editorfenster sofort nach der Aufnahme, wenn sie vorher festgelegt hatten, dass nach der Aufnahme der Editor starten soll. Zum anderen können Sie ihren Screenshot auch direkt mit HotShots öffnen.

Nun stehen Ihnen viele Bearbeitungstools zur Verfügung. So können Sie unter anderem Text, Pfeile, Markierungen, Bilder, Nummerierungen und geometrische Formen einfügen. Auch haben Sie die Möglichkeit Bereiche zu verpixeln und zuzuschneiden.

hotshot2

Fazit: HotShots ist ein sehr gutes Programm, um Screenshots zu erstellen und zu bearbeiten. Es ist einfach in der Bedienung und bietet viele Möglichkeiten.

Shutter

Shutter ist ebenfalls ein Programm zur Erstellung und Bearbeitung von Screenshots. Mit Shutter können Sie den ganzen Desktop, ein einzelnes Fenster, Bereiche eines Fensters oder eine Webseite aufnehmen.

Es ist ein reines Linux-Programm, welches in den offiziellen Paketquellen enthalten ist. Es kann aber auch hier heruntergeladen werden.

Um einen aufgenommenen Screenshot bearbeiten zu können, müssen Sie zusätzlich das Paket libgoo-canvas-perl installieren. Um einen Screenshot von einer Webseite aufzunehmen, benötigen Sie noch das Paket gnome-web-photo.

Das Programm bietet unter anderem folgende Funktionen:

  • verschiedene Bearbeitungswerkzeuge (Textwerkzeug, Textmarker, Linien, Pfeile, geometrische Formen usw.)
  • Bildeffekte (Verpixeln, Zensieren)
  • automatische Nummerierungen
  • Export in die Grafikformate: JPG, BMP, PNG
  • automatisches Hochladen auf ein FTP-Konto oder einen Bildhoster

 

Wie funktioniert Shutter? Nach dem Programmstart legen Sie in den Einstellungen fest, wo und in welchem Format Shutter den Screenshot speichern soll. Haben Sie diese Entscheidungen getroffen, können Sie nun entscheiden, welchen Bereich sie aufnehmen wollen.

shutter2

Um den Screenshot zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf den Button „Bearbeiten“. Nun öffnet sich der Editor und Sie können den Screenshot nach Ihren Wünschen bearbeiten.

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Fazit: Shutter ist ein gutes Programm zum Erstellen und Bearbeiten von Screenshots. Es ist von der Bedienerfreundlichkeit und vom Funktionsumfang her HotShots ein wenig unterlegen.

In einem zweiten Teil werden wir Ihnen nützliche Tools zur Prozessvisualisierung vorstellen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen, dann treten Sie mit uns in Kontakt. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (0)4105 5615699 oder per E-Mail an info@initos.com.

Über Kathleen Friedrichs

Frau Friedrichs studierte Geschichte und Biologie für das Lehramt an Sekundarschulen. Seit 15 Jahren verwendet sie ausschließlich Linux und ist eine begeisterte Anhängerin von Open Source. Sie verfügt über Sprachkenntnisse in Polnisch, Russisch und Englisch.

Kleine Anleitung für das Zeichnen von BPMN

veröffentlicht in Consulting am 10. Apr. 2015 Tags: , , ,

BPMN (Business Process Modelling and Notation) ist eine grafische Spezifikationssprache für die Modellierung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Hier kann speziell die Abfolge von Prozessen (Workflows) und dem Nachrichtenaustausch zwischen verschiedenen Prozessen spezifiziert werden.

Um Prozesse darzustellen, wird ein Programm benötigt, mit dem Zeichnen und das Einfügen von Objekten möglich ist. Bei initOS benutzen wir draw.io. Darin sind alle erforderlichen Zeichen und Objekte verfügbar und die Handhabung ist selbsterklärend.
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Beim Zeichnen von BPMN-Modellen existiert ein extrem großes Zeichenrepertoire. Dies wirkt anfangs ein wenig verwirrend. Im Allgemeinen wird aber nur eine Handvoll Zeichen benötigt, um einen schnörkellosen Prozess darzustellen.Die Zeichen und Symbole finden sich bei draw.io am linken Bildschirmrand.Zu Beginn ist es notwendig Pools und Lanes zu definieren.

Die Pools können als Teilnehmer eines Prozesses verstanden werden. Sie bilden den Rahmen für die einzelnen Prozesse. Durch einen Doppelklick auf den Pool kann die Beschriftung verändert werden.

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Sind z.B mehrere Abteilungen an einem Prozess beteiligt, so werden im Pool die jeweiligen Lanes angelegt. Auch ihre Beschriftung kann durch einen Doppelklick verändert werden.
5Zu finden sind beide Objekte bei draw.io unter BPMN Allgemein. 

Fangen wir mit einem ganz einfachen Beispiel für eine Bestellung an:

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Hier begegnen uns schon die ersten Symbole, die für einen Prozess wichtig sind.

 

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Dies ist das Startereignis (General Start), mit dem ein normaler Prozessfluss durch eine nicht näher beschriebene Auslösebedingung begonnen wird.

 

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Dies ist ein untypisiertes Endereignis (General End), welches ein normales Ende eines Prozesses markiert.

 

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Unschwer zu erkennen ist das hier ein Task. Ohne ihn ist ein Prozess nicht vollständig, denn er repräsentiert die Aufgabe, die zu erledigen ist, um den Prozess fortzusetzen. Die Aufgabe muss klar und kurz definiert werden (Doppelklick auf das Symbol um die Schrift zu ändern).

 

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Ist eine Aufgabe komplexer und würde die Lesbarkeit durch ihren Umfang beeinträchtigen, so wird sie als Sub-Prozess dargestellt.
Mit dem + wird symbolisiert, dass sich dieser Task in verschiedene Aufgaben aufgliedert.

 

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Zugehörig muss ein expandierender Sub-Prozess angelegt werden.
Leider öffnet sich bei draw.io dieser, durch das Klicken auf das +, nicht. Deshalb muss der expandierende Sub-Prozess am besten unter den Geschäftsprozess gezeichnet werden. Danach wird dieser mit dem Sub-Prozess durch eine ungerichtete Assoziation (gestrichelte Linie) verbunden, um deutlich zu machen, dass der Geschäftsprozess die Ausformulierung des Sub-Prozesses ist.

 

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Ein Sequenzfluss wird durch einen langezogenen Pfeil dargestellt. Er verbindet die Ereignisse miteinander.
Bei draw.io ist er in der linken Spalte zu finden, er kann aber auch per Mausklick einfügt werden.
Mittels fahren des Mauszeigers über ein Symbol können blaue Markierungen sichtbar gemacht werden. Durch anklicken und gedrückt halten der linken Maustaste, ist es möglich zwei Symbole miteinander automatisch zu verknüpfen, sodass diese, selbst wenn sie verschoben werden, eine sichtbare Beziehung zueinander aufweisen.
Durch dieses Verbinden erscheint der schwarze Pfeil.

 

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Mithilfe des Reiters Format eröffnet sich die Möglichkeit den Pfeil nach seinen Wünschen zu verändern. Er muss lediglich markiert bleiben.

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Neben dem schwarzen Pfeil wird auch häufig die gestrichelte Linie benötigt, auch Ungerichtete Assoziation genannt. Sie kann sowohl eine Zuordnung zu einem Datenobjekt, aber auch eine reine Informationsübergabe verdeutlichen.

 

Da ein Prozess auch Verzweigungen und Entscheidungen beinhaltet, ist es notwendig, dass Gateways definiert werden.Hierbei wird zwischen Verzweigung und Zusammenführung unterschieden.
Wie schon im zweiten Bild zu sehen, gibt es davon einige. Die Wichtigsten vier sind aber diese:

 

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Das Exclusive Gateway
Meistens sind es Ja/Nein Fragen, die mit diesem Gateway dargestellt werden.
Das bedeutet, der Fluss wird abhängig von Verzweigungsbedingung genau einer ausgehenden Kante geleitet. Bei der Zusammenführung wird nur auf eine der eingehenden Kanten gewartet, um fortzufahren.

 

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Das Parallel Gateway
Vereinfacht beschrieben ist es das UND Gateway. Es wird eingesetzt, wenn mehrere Verzweigungen gleichzeitig von Nöten sind, um den Fluss fortzusetzen. Die Verzweigung wartet bei diesem Gateway auf alle ausgehenden Kanten. Bei der Zusammenführung wird auf alle eingehenden Kanten gewartet, bevor der ausgehende Sequenzfluss aktiviert wird.

 

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Inklusive Gateway
Es lässt sich besser mit ODER Gateway beschreiben. Bei einer Verzweigung werden eine oder mehrere Wege abhängig von den Verzweigungsbedingungen eingeschlagen.
Bei einer Zusammenführung gilt dasselbe wie bei dem Parallel Gateway.

 

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Das Komplexe Gateway
Es wird benutzt, wenn die anderen Gateways nicht auf den angestrebten Ausdruck des Prozesses passen. Die Bedingungen für den Ablauf müssen klar definiert und dargestellt werden.

 

Abgesehen vom Start und Ende gibt es noch andere Ereignisse, die darstellen werden können und die einen Prozessablauf bildlich vereinfachen.

 

Grundsätzlich sind drei Kategorien von Ereignissen zu unterscheiden. Das Startereignis ist immer durch einen einfachen Kreis gekennzeichnet (wie schon beim General Start aufgezeigt, das Zwischenereignis besitzt immer einen doppelten Kreis und das Endereignis immer einen fett gedruckten Kreis (sichtbar beim General End).

 

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Ein Prozess kann demnach auf verschiedene Arten starten und enden, wie z.B. mit einer Nachricht.

 

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Am häufigsten beim Prozesszeichnen wird das Nachrichten Zwischenereignis verwendet.
Mit ihm wird deutlich gemacht, dass erst eine Nachricht versendet oder empfangen werden muss, um einen Sequenzfluss fortzusetzen. Dieses Symbol kann einfach in die Mitte eines schwarzen Pfeils gesetzt werden.

 

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Ebenso wichtig ist das Zeitsymbol. Es kann ein Startereignis sein, dann wird ein Prozess zu einer bestimmten Zeit gestartet. Es kann aber auch im Laufe eines Prozesses benötigt werden. Wenn z.B. ein bestimmtes Datum eingehalten werden muss, damit die Sequenz weiter laufen kann, oder die nächste Aufgabe erst ab einer bestimmten Uhrzeit in Angriff genommen werden soll.
Wichtig ist es hier eine Annotation (Erklärung folgt) mit einer genauen Beschreibung der Zeitumstände anzufertigen.
Zum besseren Verständnis der Darstellungen können mithilfe von sogenannten Artefakten Informationen und Bedingungen in die Grafik einfügt werden.

 

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Am einfachsten und anschaulichsten können Randbemerkungen durch Annotationen dargestellt werden.
Sie werden dann mit dem Symbol verbunden, auf das sich die Anmerkungen beziehen. In die Annotationen kann so viel geschrieben werden, wie benötigt wird.
Zur besseren Übersicht sollten die Gateway-Fragen, die sich stellen, hiermit deutlich gemacht werden.

 

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Auch in Datenobjekten können Informationen, wie z.B. Dokumente, E-Mails, Briefe oder Datensätze aufgeschrieben werden, um zu verdeutlichen, auf was sich die jeweilige Aufgabe bezieht.

 

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Dies ist ein Datenspeicher, auf den derjenige, der den Prozess liest, zugreifen kann. Hiermit können Datenbanken, aber auch Aktenschränke veranschaulicht werden.

 

Ist ein Prozess erst einmal fertig, sollte das Abspeichern nicht vergessen werden. Dazu wird oben in der Leiste auf “Datei“ geklickt, danach auf “Herunterladen als“. Damit öffnen sich verschiedene Speicherarten, unter denen ausgewählt werden kann. Am gebräuchlichsten wird eine Datei unter Draw.io Plain (.xml), unter Portable Network Graphics (.png) oder unter JPEG File Interchange Format (.jpg) abgespeichert. Wir brauchen vor allem eine Draw.io Plain (.xml), aber auch eine Portable Network Graphics (.png) und eine JPEG File Interchange Format (.jpg).

 

Wie schon beschrieben, gibt es viele verschiedene Symbole und Wege um einen Prozess darzustellen. Dies hier ist nur eine Beschreibung der “Standardsymbole“, um einen einfachen Prozess grafisch veranschaulichen zu können.

Ich wünsche viel Erfolg beim Zeichnen.

(Quelle bei allen Bildern www.draw.io)

Über Lisa Redeker

Durch ihr Studium der Kulturwissenschaften mit dem Hauptfach Germanistik, ist Lisa Redeker versiert im Verfassen und Bearbeiten von Texten.
Als Teamassistentin unterstützt sie initOS im Bereich Backoffice.

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