OpenERP – Aboaufträge für Rechnungen anlegen

veröffentlicht in Consulting am 4. Apr. 2014 Tags: , , ,

Jeder, der in einer Firma mit Rechnungen zu tun hat, kennt das Problem:

Es gibt Rechnungen, die einmal gestellt werden und dann nie wieder und es gibt Rechnungen, die sich in unterschiedlicher Art und Weise wiederholen, z.B. wenn eine Domain gebucht oder einfach nur eine Zeitung abonniert wird.

Auf Kundenseite ist es einfach: Der Kunde bekommt in bestimmten Intervallen (monatlich, jährlich, einmal im Quartal…) seine Rechnung, die er bezahlen muss, bis er das Produkt kündigt.

Auf Lieferantenseite ist es da schon schwieriger. Es muss sichergestellt sein, dass die Rechnungen zum richtigen Zeitpunkt, mit dem richtigen Betrag, an den richtigen Kunden ausgestellt werden.

OpenERP bietet die Möglichkeit, solche wiederkehrenden Rechnungen als Aboauftrag anzulegen.

Im Reiter „Werkzeuge“ findet man die „wiederkehrenden Ereignisse“.

Hier kann ein Aboauftrag angelegt werden.

Hier kann ein Aboauftrag angelegt werden.

 

Dort kann festgelegt werden, für welchen Kunden, in welchem Intervall, ein Aboauftrag für eine Rechnung angelegt werden soll und auch für wie lange. Wichtig ist, dass zu jedem Auftrag im Vorfeld schon eine Rechnung generiert wurde, die als Bezug dient.

Hier muss der Bezug zur Rechnung hergestellt werden.

Hier muss der Bezug zur Rechnung hergestellt werden.

 

Wurde einmal ein Aboauftrag angelegt, wird je nach Intervall, zum festgelegten Zeitpunkt, eine Rechnung mit den abzurechnenden Dingen generiert. Diese erscheint daraufhin im Status „Entwurf“ bei den Ausgangsrechnungen, kann dort noch bearbeitet und dann versendet werden.

So können für alle wiederkehrenden Ereignisse, insbesondere Rechnungen, Aboaufträge angelegt werden. Die Aboaufträge erleichtern die Rechnungserstellung um ein Vielfaches, da nicht immer wieder aufs Neue manuell eine Rechnung erstellt werden muss und Bezüge zu anderen, gleichen, Rechnungen schnell und einfach ersichtlich sind. Trotz dieser Erleichterung in der Rechnungserstellung sollte immer wieder punktuell geprüft werden, ob noch alle Spezifikationen stimmen.

Falls Sie auch Interesse an OpenERP haben oder unsere Expertise für Ihr ERP-Projekt benötigen, dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (0)4105 5615699 oder per Mail an {This email is obscured. Your must have javascript enabled to see it}.

Über Claudia Haida

Durch ihr Studium Cultural Engineering erwarb Frau Haida fundierte Kenntnisse in ihren Hauptfächern Kulturwissenschaft, Wissensmanagement und Logistik sowie in vielen anderen Bereichen, wie etwa im Projekt- und Kommunikationsmanagement. Die Interdisziplinarität des Studiengangs ermöglichte ihr Einblicke in die BWL, die Wirtschaftsinformatik aber auch in die Arbeits- und Organisationspsychologie.
Mit diesen Know-How bereichert sie unser Team seit Dezember 2012 und ist verantwortlich für die Aufnahme neuer Projekte, die Koordination zwischen Entwickler und Kunden, so wie als Anlaufstelle für First-Level Support in unseren eCommerce und OpenERP-Projekten.

OpenERP Community News – 02.2014

veröffentlicht in Consulting am 7. Mrz. 2014 Tags: , ,

Im letzten Monat hat sich viel in der OpenERP Community getan.

Hier stellen wir für Euch die wichtigsten Themen zusammen:

wkhtmltopdf in Version 0.12.0

Für die beliebte Report-Engine für OpenERP, welche HTML Reports ermöglicht, ist eine neue Version der Rendering-Engine erschienen. Eine der wichtigsten Änderungen ist, dass die Unterstützung für Seitenumbrüche innerhalb eines HTML-Elements unterbunden werden kann. Mehr Infos gibt es auf der Webseite. Das Changelog findet Ihr bei GitHub

OpenERP File Importer mit Connector Framework

Camp2Camp hat ein neues Modul veröffentlicht, bei dem Dateien, z.B. CSV-Dateien, in OpenERP importiert werden können. Dafür gibt es zwar schon einige Lösungen, hierbei wurde aber auf das Connector Framework gesetzt, welches auch schon im OpenERP-Magento Connector Verwendung findet. Die Vorteile mit Workern, Jobs die in Queues organisiert sind und auch parallelisiert werden können, liegen auf der Hand. Das Framework bietet ebenfalls eine Logik um auf Datenströme Bedingungen an die Daten stellen zu können. Das Modul findet Ihr auf Launchpad.

schöneres Reporting mit D3.js

Der OpenERP-Partner Anybox hat ein Modul geschrieben, dass es erlaubt D3 charts auch in OpenERP zu verwenden und damit noch schickere und leistungsstärkere Dashboards zu bauen, um alle Zahlen und Fakten der eigenen Firma in einer Übersicht zu haben. Das Modul findet Ihr auf Bitbucket

OpenERP Installation mit pip

Um OpenERP über pip, ein Python Packet Manager zu installieren, hat Daniel Reis das Projekt openerpapps.info gestartet. Dort könnt Ihr einfach die Grundinstallation von OpenERP vornehmen. Die offiziellen Community-Module sind schon verfügbar und das Projekt wird ständig erweitert. Wer seine eigenen Module dort verfügbar machen möchte, braucht nur ein Merge-Request auf GitHub zu stellen.

Portables OpenERP

Mittlerweile ist es auch möglich OpenERP auf einen USB-Stick zu installieren und inklusive Datenbank-Server auf jedem Rechner auszuführen. Das Ganze ist zwar sicherlich nicht geeignet um eine Mehrbenutzer-Installation für den Produktiveinsatz zu verwenden, aber für ein Demo-System, bei dem dem Kunden gezeigt werden kann, das dies auch auf seiner Hardware läuft, ist es ein imposanter Showcast. Ihr findet das Projekt auf Sourceforge.

Über Markus Schneider

Als Analytiker und Informatiker ist Markus Schneider Experte für Shop- und ERP-Systeme. Dabei setzt er sein fundiertes Wissen insbesondere im Bereich der Open Source Software ein und kann verschiedene
Anwendungssysteme, z.B. Oxid eSales, OTRS, und Solr Suche, darin integrieren. Auch mit der Onlineshopsoftware Magento kennt sich Herr Schneider bestens aus. Zudem greift er auf gesammelte Erfahrungen unterschiedlicher Systeme wie Sage, SAP und speziell OpenERP zurück.

OpenERP – Kleine Helfer

veröffentlicht in Software Engineering am 19. Feb. 2014 Tags:

In unseren vergangen Blogbeiträgen haben wir bereits einige Beispiele für die Flexibilität von OpenERP angeführt. Viele individuelle Anpassungen lassen sich schon durch ganz kleine Module vornehmen. Hier ein paar Kostproben, die das alltägliche Arbeiten mit Kunden, Partnern und Produkten einfacher machen.

Begrüßungsfloskeln

Reports wie Angebote und Rechnungen sowie E-Mails werden in OpenERP mittels Vorlagen (Templates) automatisiert erstellt und an den betreffenden Kontakt adressiert. Für Sprachen mit Genus-spezifischer Anrede ist das Problem der Begrüßung damit leider noch nicht ganz gelöst. Beispielsweise wird eine Kundin nicht erfreut sein, wenn sie mit „Sehr geehrter“ angesprochen wird. Außerdem wirkt die Verwendung eines universellen „Hallo“, mit welchem das Problem nicht auftritt, oft unseriös.

Doch die Lösung ist simpel. OpenERP erlaubt es standardmäßig Titel zu Kontakten zu pflegen. In unserem Modul title_greetings wurde das Titel-Objekt ganz einfach um ein weiteres Feld für die Begrüßungsfloskel erweitert. So können in Reports und E-Mails auch die Begrüßungsfloskeln automatisiert generiert werden, insofern zuvor konfiguriert wurde, welcher Kunde oder Partner wie anzureden ist. Im alltäglichen Geschäft muss sich also keine Gedanken mehr darüber gemacht werden, Kontakte ungebührlich anzusprechen.

Screenshot von der Listenansicht Partner Kontaktanrede

Neue Spalte Grußformel für die Partner Kontaktanrede.

Erweiterung des Kontaktnamens

Beim Ausfüllen von Formularfeldern werden von OpenERP oft Einträge aus der Datenbank vorgeschlagen. Dies ist auch bei Feldern der Fall, in denen ein Kunde oder Partner einzutragen ist. Um Vorschläge zu ermitteln, durchsucht OpenERP hierbei nicht nur in den Kontaktnamen nach einer Übereinstimmung, sondern auch in den Namen der übergeordneten Firmenkunden. Die Kundenreferenz wird hierbei jedoch standardmäßig nicht durchsucht. Es ist also zunächst nicht möglich, einen Kunden per Kundennummer in ein Formular einzutragen. Aber gerade dies hat oft einen großen praktischen Nutzen im alltäglichen Geschäft.

Auch hier ist die Lösung recht einfach. Wie jedes Objekt in OpenERP hat auch das Kunden-Objekt eine name_get- und eine name_search-Methode. Auf der einen Seite ist die name_get-Methode für den Anzeigenamen eines Objektes, wie etwa in Formularfeldern, verantwortlich. Sie kann so angepasst werden, dass beim Anzeigen eines Kontaktes neben dem eigentlichen Namen auch die Kontaktreferenz dargestellt wird. Auf der anderen Seite steuert die name_search-Methode die Suche über den Namen eines Objektes. Hier kann die Suche so erweitert werden, dass auch Kundenreferenzen beachtet werden. Beides wurde in unserem kleinen Modul partner_extended_name umgesetzt. Neben den angeführten Anpassungen wird durch das Modul der Anzeigename eines Kontaktes außerdem um den Kontakttyp erweitert. So können Rechnungs- und Lieferadresse eines Kontaktes voneinander unterschieden werden, sollte der Kontaktname identisch sein.

Screenshot Angebotserstellung mit Modul partner_extended_name

Auswahl eines Kontakts über die Kundennummer.

Mehrsprachigkeit für Produkte deaktivieren

OpenERP unterstützt Mehrsprachigkeit. Jeder Nutzer kann konfigurieren, in welcher Sprache das System angezeigt wird. Das ist jedoch nicht alles. Viele Felder von Objekten sind übersetzbar. Beispielsweise können die Beschreibung und der Name eines Produktes in verschiedenen Sprachen gepflegt werden. Dies ist vor allem dann sehr nützlich, wenn nicht alle Kunden eines Unternehmens die gleiche Sprache sprechen. Angebote, Rechnungen und Lieferscheine können dann automatisch in der jeweiligen Sprache des Kunden erstellt werden. Leider birgt die Verwaltung von Übersetzungen in OpenERP 7 einige Tücken. Gerade wenn es um das Bearbeiten eines übersetzten Feldes geht, ist dies der Fall. Das liegt daran, dass die angezeigte Übersetzung am Benutzer hängt. Einem Benutzer ist es nicht möglich, Übersetzungen aus mehreren Sprachen gleichzeitig zu sehen oder zu bearbeiten. Frühere Versionen von OpenERP waren hier mitunter benutzerfreundlicher.

Sollte es ausreichen Produkte in deutscher Sprache zu pflegen, haben wir auch für diese Unannehmlichkeit ein kleines Modul geschrieben. Das Modul product_single_language_de deaktiviert die Übersetzbarkeit von Produktfeldern wie Produktname und Produktbeschreibung. Bei der Installation werden zunächst die deutschen Bezeichnungen direkt am Produkt gespeichert und anschließend alle weiteren Übersetzungen aus der Datenbank entfernt. (Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.)

Die drei vorgestellten Module finden Sie als OpenERP Apps unter:

oder als Source bei Launchpad.

Falls Sie auch Interesse an OpenERP haben oder unsere Expertise für Ihr ERP-Projekt benötigen, dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Sie erreichen uns unter der Telefonnummer +49 (0)4105 5615699 oder per Mail an {This email is obscured. Your must have javascript enabled to see it}.

Über Katja Matthes

Frau Matthes ist nach ihrem Studium an der Otto-von-Guericke-Universität zu uns gestoßen und bereichert seitdem unser Team mit ihrem Fachwissen aus der Informatik. Bei unseren Projekten im Bereich Magento und OpenERP geht sie gerne auf die Wünsche unserer Kunden ein und kein SQL-Ausdruck ist ihr zu komplex. Sie ist nicht nur am Morgen mit guter Laune die Erste im Büro, sondern geht in ihrer Freizeit dem Musizieren und Schreiben nach.

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